OKI MB472, MB492 och MB562 skickar inte skanningen via e-post: konfigurering av SMTP, Gmail och Microsoft 365

Om OKI MB472, MB492 eller MB562 skannar dokumentet men inte skickar det via e-post hjälper det vanligtvis inte att installera om drivrutinen på datorn. När Scan to E-mail används skapar MFP-enheten själv e-postmeddelandet, ansluter till SMTP-servern och överför filen till den. Datorn, TWAIN/WIA-drivrutinen och ActKey deltar inte i den här åtgärden.

För att lösa problemet måste du i tur och ordning kontrollera nätverket, DNS, datum och tid, avsändaradressen, SMTP-servern, porten, krypteringen och inloggningsmetoden. En särskild svårighet med den här serien är åldern på dess e-postklient: MFP-enheten stöder vanlig SMTP-autentisering med användarnamn och lösenord, men det finns inget OAuth-alternativ i de tillgängliga inställningarna. Därför fungerar äldre instruktioner med ett vanligt Gmail-lösenord inte längre, och en motsvarande konfigurering för Microsoft 365 är en tillfällig lösning.

Vilka modeller instruktionen gäller för

Konfigureringsproceduren gäller följande svartvita MFP-enheter:

• OKI MB472dn och MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP och ES5162LP MFP.

Namnen på enskilda alternativ kan skilja sig något beroende på versionen av den inbyggda programvaran och gränssnittsspråket. På samtliga angivna modeller används fälten SMTP Server (SMTP-server), SMTP Port (SMTP-port), SMTP Encryption (SMTP-kryptering), Authentication Method (autentiseringsmetod), SMTP User ID (SMTP-användar-ID), SMTP Password (SMTP-lösenord) och avsändaradressen From (från).

Så avgör du vad som ska kontrolleras

Vilka program och filer som behövs

För vanlig konfigurering av Scan to E-mail behöver ingenting installeras på datorn. MFP-enhetens inbyggda webbsida kan öppnas i en webbläsare. Det enda ytterligare som kan behövas är den senaste Firmware Update Tool om den installerade inbyggda programvaran är föråldrad eller om en säker SMTP-anslutning inte kan upprättas.

Installera inte Scanner Driver, ActKey eller Configuration Tool enbart för att åtgärda SMTP. Configuration Tool kan ändra samma inställningar, men webbgränssnittet gör det möjligt att konfigurera dem utan ytterligare programvara.

Steg 1. Kontrollera kopiering och nätverksanslutning

1. Placera en sida på glaset och gör en vanlig kopia från panelen.
2. Om kopian skapas fungerar skanningsmekanismen.
3. Tryck på SETTING på MFP-enheten.
4. Öppna Reports (rapporter) > Configuration (konfiguration) och skriv ut konfigurationen.
5. Leta reda på MFP-enhetens IPv4-adress, till exempel 192.168.1.50.
6. Öppna en webbläsare på en dator i samma nätverk och ange adressen:

http://192.168.1.50

7. Om enhetens webbsida inte öppnas återställer du först Ethernet- eller Wi-Fi-anslutningen. Det är för tidigt att felsöka SMTP.
8. Om sidan öppnas antecknar du IP-adress, nätmask, standardgateway och DNS-server från konfigurationen.

Lokal utskrift bekräftar inte att MFP-enheten har internetåtkomst. Skrivaren kan ta emot jobb inom det lokala nätverket även om standardgateway eller DNS saknas.

Steg 2. Korrigera gateway, DNS, datum och tid

Om SMTP-servern anges med ett namn, till exempel smtp.gmail.com, måste enheten kunna översätta namnet till en IP-adress. För detta krävs fungerande DNS. För åtkomst utanför det lokala nätverket krävs Default Gateway.

1. Tryck på SETTING på panelen.
2. Öppna Easy Setup (enkel konfigurering) > Network Setting (nätverksinställningar).
3. Kontrollera Default Gateway (standardgateway). Det är normalt routerns lokala adress.
4. Kontrollera DNS Server (Primary) (primär DNS-server). Vid DHCP tilldelas adressen normalt av routern.
5. Ange inte en slumpmässig DNS-server om organisationen använder interna namnservrar eller trafikfiltrering.
6. Öppna inställningarna för datum och tid.
7. Ställ in korrekt datum, tid och tidszon eller konfigurera en tillgänglig SNTP-server.
8. Spara inställningarna och vänta tills enhetens nätverksdel har startats om.

Felaktig tid kan göra att certifikatkontrollen misslyckas. Använd inte en IP-adress för Gmail eller Microsoft 365 i stället för servernamnet: molntjänsternas adresser ändras och certifikatet är utfärdat för domännamnet.

Kontrollera DNS och port från datorn

Kommandona nedan visar om tjänsten är tillgänglig från ditt nätverk. De kontrollerar inte lösenordet, From-adressen eller den TLS-version som används av MFP-enheten.

1. Tryck på Win + R.
2. Skriv powershell och tryck på Enter.
3. För att kontrollera DNS kör du:

nslookup smtp.gmail.com

4. För att kontrollera port 587 kör du:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Om nslookup inte returnerar någon adress korrigerar du DNS.
• Om TcpTestSucceeded : False visas blockeras porten av nätverket, routern, internetleverantören eller brandväggen.
• Om båda kontrollerna lyckas går du vidare till MFP-enhetens inställningar.

Steg 3. Förbered e-postinställningarna

Innan du loggar in i webbgränssnittet antecknar du uppgifterna som har tillhandahållits av e-postleverantören eller administratören:

• SMTP-serverns exakta namn;
• port;
• krypteringsläge: SMTPS, STARTTLS eller None;
• autentiseringsmetod: SMTP eller None;
• fullständigt användarnamn;
• kontolösenord eller applösenord;
• tillåten avsändaradress From;
• mottagaradress för testet.

Om e-posttjänsten tillhör en organisation ska du inte fastställa servern enbart utifrån delen av adressen efter tecknet @. Organisationen kan använda en egen relay även om dess postlådor finns i Google Workspace eller Microsoft 365.

Steg 4. Öppna Mail Server Setup

1. Ange MFP-enhetens IP-adress i webbläsaren.
2. Klicka på Administrator Login (administratörsinloggning).
3. Ange root i fältet User Name (användarnamn).
4. Ange MFP-enhetens aktuella administratörslösenord.
5. Klicka på Log In (logga in).
6. Om startsidan för konfigurationsguiden öppnas klickar du på SKIP (hoppa över).
7. Öppna Admin Setup (administratörsinställningar) högst upp på sidan.
8. Välj Network (nätverk) > Mail Server (e-postserver) till vänster.

Steg 5. Fyll i SMTP-inställningarna

Värdena beror på e-posttjänsten, men fälten har samma funktion:

1. Ange inställningarna för en vald konfiguration.
2. Klicka på Submit (skicka).
3. Vänta tills inställningarna har sparats.
4. Öppna E-mail (e-post) > Receive Settings (mottagningsinställningar).
5. Om mottagning och utskrift av e-postbilagor inte används väljer du Disable (inaktivera).
6. Spara ändringen.

Lämna fälten POP3 Server, POP User ID och POP Password tomma om administratören inte uttryckligen har angett att POP before SMTP ska användas. För Gmail och Microsoft 365 behövs inte denna föråldrade inloggningsmetod.

Steg 6. Ange avsändaradressen From

Även med rätt lösenord kan servern avvisa meddelandet om avsändaradressen saknas eller inte tillhör det konto som har loggat in.

1. Tryck på SETTING på panelen.
2. Välj Admin Setup (administratörsinställningar) och tryck på OK.
3. Ange administratörslösenordet.
4. Öppna Scanner Setup (skannerinställningar) > E-mail Setup (e-postinställningar) > From / Reply To (från/svara till).
5. Öppna From (från).
6. Ange den adress som e-postservern tillåter.
7. För vanlig inloggning till Gmail eller Microsoft 365 anger du samma adress som finns i SMTP User ID.
8. Spara inställningen och återgå till startskärmen.

Om From ska skilja sig från inloggningskontot måste administratören tillåta sändning från denna adress. I Microsoft 365 krävs normalt behörigheten Send As. Att bara ändra From i MFP-enheten skapar inte denna behörighet.

Så matchar du port och kryptering korrekt

Om port 465 med SMTPS inte fungerar och leverantören tillåter port 587 ändrar du både porten till 587 och krypteringen till STARTTLS. Stäng inte av krypteringen när ett lösenord skickas via internet.

Konfigurera vanlig Gmail

Inloggning med ett vanligt Google-lösenord betraktas inte längre som en lämplig metod för en äldre e-postklient. För direkt anslutning från MFP-enheten används ett separat applösenord.

Skapa ett Google-applösenord

1. Logga in på Google-kontot som ska användas av MFP-enheten.
2. Öppna avsnittet Security (säkerhet).
3. Aktivera 2-Step Verification (tvåstegsverifiering) om den inte redan är aktiverad.
4. Öppna App passwords (applösenord).
5. Skapa ett separat lösenord med ett tydligt namn, till exempel OKI Scanner.
6. Kopiera det 16-teckens lösenord som visas.
7. Ange det i SMTP Password på MFP-enheten i stället för ditt vanliga Google-lösenord.
8. Spara inställningarna och utför testet direkt.

Om alternativet App passwords saknas kan det ha blockerats av administratören, vara otillgängligt med Advanced Protection eller vid vissa konfigurationer av tvåstegsverifiering. Stäng i så fall inte av kontots säkerhet. För Google Workspace använder du SMTP relay; för privat e-post väljer du en annan kompatibel SMTP-tjänst eller en mellanliggande relay.

Google Workspace: SMTP relay rekommenderas

För en organisation är Google Workspace SMTP relay ett lämpligare alternativ. Den kan identifiera meddelanden utifrån en tillåten extern IP-adress och kräver inte att användarens lösenord sparas i MFP-enheten.

Konfigureringen utförs av Google Workspace-administratören:

1. Fastställ den externa IP-adress som kontorsnätverket använder för internetåtkomst.
2. Öppna Gmail-inställningarna i Google Admin console och lägg till en regel för SMTP relay service.
3. Begränsa tillåtna avsändare till organisationens domän.
4. Lägg till kontorets externa IP-adress i listan över tillåtna källor.
5. Skapa inte en relay som tar emot meddelanden från vilken internetadress som helst.
6. Ange smtp-relay.gmail.com i MFP-enheten.
7. Använd den port och kryptering som administratören tillåter: 25, 465/SMTPS eller 587/STARTTLS.
8. Om relay-tjänsten identifierar källan via IP ställer du in Authentication Method — None och rensar SMTP User ID och SMTP Password.
9. Ange en adress från en tillåten domän i fältet From.

Google erbjuder även restricted SMTP server aspmx.l.google.com på port 25 utan autentisering, men den levererar endast meddelanden till användare av Gmail eller Google Workspace. Om skanningen kommer fram inom organisationen men inte till externa adresser i andra e-postsystem kan detta vara en begränsning i den valda metoden.

Microsoft 365: tillfällig konfigurering via SMTP AUTH

För Client SMTP submission används följande värden:

Microsoft 365 kräver TLS 1.2 eller TLS 1.3. Port 465 är inte lämplig för Client SMTP submission. Att MFP-enheten erbjuder STARTTLS bevisar inte i sig att den stöder en modern TLS-version och lämpliga chiffersviter.

Vad Microsoft 365-administratören ska kontrollera

1. Öppna Microsoft 365 admin center.
2. Gå till Users (användare) > Active users (aktiva användare).
3. Öppna postlådan som används av MFP-enheten.
4. Öppna Mail (e-post) > Manage email apps (hantera e-postappar).
5. Kontrollera Authenticated SMTP.
6. Kontrollera organisationens policy, som kan blockera Basic Authentication oberoende av postlådans inställning.
7. Om Security Defaults är aktiverat eller om en policy blockerar äldre autentisering ska du inte stänga av organisationens övergripande säkerhet för MFP-enhetens skull. Välj SMTP relay eller en annan metod.

Microsoft 365 SMTP relay via connector

Det här alternativet kräver en Microsoft 365-administratör och en statisk extern IP-adress för organisationen. Det använder inte något lösenord för postlådan.

1. Administratören tar reda på MX-adressen för den accepterade domänen, till exempel example-com.mail.protection.outlook.com.
2. I Exchange admin center öppnar administratören Mail flow (e-postflöde) > Connectors (anslutningar).
3. Skapar en inkommande connector från organisationens e-postserver till Microsoft 365.
4. Konfigurerar identifiering utifrån organisationens dedikerade statiska externa IP-adress.
5. Kontrollerar att internetleverantören och brandväggen tillåter utgående anslutning till port 25.
6. Lägger till denna IP-adress i domänens SPF-post.
7. Anger organisationens MX-adress i MFP-enheten.
8. Ställer in port 25.
9. Väljer STARTTLS om en modern TLS-anslutning stöds av båda sidor och krävs av connectorn.
10. Ställer in Authentication Method — None.
11. Rensar SMTP User ID och SMTP Password.
12. Anger en adress från organisationens accepterade domän i fältet From.

En detaljerad jämförelse av Client SMTP submission, SMTP relay och Direct Send finns i Microsofts instruktion för multifunktionsenheter. Connectorn får inte göra organisationens nätverk till en öppen e-post-relay.

Microsoft 365 Direct Send — endast för interna mottagare

Direct Send ansluter till organisationens MX-adress via port 25 utan användarnamn och lösenord. Den här metoden kan endast leverera skanningar till mottagare inom samma Microsoft 365-organisation.

• SMTP Server: domänens MX-adress;
• SMTP Port: 25;
• SMTP Encryption: STARTTLS om det används, eller ett värde som har avtalats med administratören;
• Authentication Method: None;
• From: en adress från organisationens accepterade domän.

Om skanningarna kommer fram till medarbetarna men inte levereras till Gmail, Outlook.com eller en adress i en annan organisation är detta en förväntad begränsning i Direct Send och inte ett fel på MFP-enheten.

Steg 7. Utför ett minimalt test

Det första e-postmeddelandet bör innehålla en liten fil. Då döljer inte storleksbegränsningen ett SMTP-fel.

1. Placera en sida i ADF eller på glaset.
2. Tryck på SCAN.
3. Kontrollera att E-mail (e-post) är valt och tryck på OK.
4. Öppna Add Destination (lägg till mottagare).
5. Välj To (till).
6. Välj direkt inmatning av adressen.
7. Ange en mottagaradress och bekräfta den.
8. För det första testet väljer du PDF-format, upplösningen 200 eller 300 dpi och svartvitt läge.
9. Tryck på knappen för svartvit start.
10. Vänta tills åtgärden är klar och anteckna den exakta feltexten eller felkoden.

Efter varje ändring upprepar du testet med samma enda sida och samma mottagare. Ändra inte server, port, lösenord och From samtidigt: annars går det inte att fastställa vilken åtgärd som hjälpte.

Om MFP-enheten inte hittar SMTP-servern

1. Kontrollera stavningen av SMTP Server.
2. Ta bort https://, mellanslag, snedstreck och portnummer från detta fält.
3. Kontrollera DNS Server (Primary) och Default Gateway.
4. Starta om MFP-enhetens nätverksdel efter att DNS har ändrats.
5. Kontrollera servernamnet med kommandot nslookup på datorn.
6. Använd inte en slumpmässig IP-adress för en SMTP-molnserver.

Ett korrekt värde ser ut som smtp.gmail.com eller smtp.office365.com. Porten anges i ett separat fält.

Om servern är tillgänglig men en säker anslutning inte upprättas

1. Matcha porten med SMTP Encryption.
2. Kontrollera datum, tid och tidszon.
3. Kontrollera porten med kommandot Test-NetConnection från datorn.
4. Kontrollera att organisationen inte utför TLS-inspektion med ett certifikat som MFP-enheten inte litar på.
5. Kontrollera och uppdatera enhetens inbyggda programvara.
6. Om den moderna servern kräver TLS 1.2 eller senare och MFP-enheten inte kan förhandla fram anslutningen ska du inte stänga av kryptering via internet. Använd en kompatibel lokal SMTP relay.

Om ett inloggnings- eller autentiseringsfel visas

1. Ange den fullständiga e-postadressen i SMTP User ID.
2. Ta bort det sparade lösenordet och ange det igen.
3. Kontrollera versaler/gemener och mellanslag.
4. För Gmail anger du applösenordet och inte det vanliga kontolösenordet.
5. För Microsoft 365 kontrollerar du Authenticated SMTP och organisationens policyer.
6. Ställ in Authentication Method — SMTP om användarnamn och lösenord används.
7. Kontrollera att From stämmer överens med inloggningsadressen eller att behörigheten Send As har tilldelats för adressen.
8. Kontrollera om lösenordet har ändrats sedan den första konfigureringen.

Om servern endast accepterar OAuth löser det inte problemet att ange lösenordet igen. Använd SMTP relay eller en annan tjänst som är kompatibel med MFP-enhetens funktioner.

Om panelen inte visar något fel men e-postmeddelandet inte kommer fram

1. Kontrollera mapparna för skräppost och oönskad e-post.
2. För Microsoft 365 ber du administratören kontrollera Message Trace (meddelandespårning) och karantänen.
3. För Google Workspace kontrollerar du Email Log Search (sökning i e-postloggen).
4. Jämför From med den adress som tillåts av servern eller relay-tjänsten.
5. Skicka först skanningen till en adress inom samma domän och därefter till en extern adress.
6. Om den interna adressen får meddelandet men den externa inte gör det kontrollerar du begränsningarna för Direct Send eller restricted SMTP server.
7. Om relay används kontrollerar du SPF och reglerna för tillåtna avsändare.

Ett meddelande om lyckad överföring på panelen betyder att SMTP-servern har accepterat e-postmeddelandet. Därefter kan e-postsystemet fortfarande placera det i karantän, avvisa det på grund av en domänregel eller blockera leverans till en extern mottagare.

Om ett litet e-postmeddelande skickas men en stor skanning inte gör det

1. Ställ in upplösningen på 200 eller 300 dpi i stället för 600 dpi.
2. För textdokument väljer du svartvitt läge eller gråskala.
3. Använd PDF och lämplig komprimering.
4. Dela upp ett stort dokument i flera e-postmeddelanden.
5. Kontrollera gränsen för meddelandestorlek på både den sändande och mottagande servern.
6. Om stora dokument skannas regelbundet använder du Scan to Shared Folder, Scan to USB eller skanning från datorn.

E-postkodningen ökar dessutom bilagans storlek. Därför kan en PDF-fil som redan ligger nära serverns tillåtna gräns avvisas när den läggs till i e-postmeddelandet.

Uppdatera den inbyggda programvaran vid TLS-fel

Innan du konfigurerar en mellanliggande relay kontrollerar du den aktuella inbyggda programvaran för OKI MB472dnw, OKI MB492dn eller OKI MB562dnw.

1. Anteckna den aktuella versionen av den inbyggda programvaran och nätverksinställningarna.
2. Välj exakt modell på supportsidan.
3. Använd den senaste Firmware Update Tool.
4. Anslut MFP-enheten och datorn till ett stabilt nätverk.
5. Stäng inte av enheten eller nätverksutrustningen under uppdateringen.
6. Efter omstarten kontrollerar du på nytt SMTP Server, port, kryptering, From och den minimala testsändningen.

När en mellanliggande SMTP relay behövs

En relay blir nödvändig om korrekta inställningar inte hjälper av någon av följande orsaker:

• e-postservern accepterar endast OAuth;
• MFP-enheten stöder inte den TLS-version eller de chiffersviter som krävs;
• organisationen förbjuder Basic Authentication;
• applösenord är förbjudna av säkerhetspolicyn;
• ett lösenord till en användares postlåda inte får lagras i MFP-enheten;
• flera äldre enheter behöver hanteras centralt.

En lokal relay ska endast ta emot meddelanden från MFP-enhetens fasta IP-adress, endast tillåta angivna From-adresser och vidarebefordra meddelandena till en modern tjänst via en säker anslutning. Publicera inte en sådan relay på internet och tillåt inte anonym sändning från hela det lokala nätverket.

Om en säker relay inte kan konfigureras använder du Scan to Shared Folder, Scan to USB eller ActKey/TWAIN. Dessa metoder gör det möjligt att fortsätta arbeta utan att försämra säkerheten för e-postkontot.

Senast uppdaterad augusti 16, 2026 av admin