OKI MC332, MC362 och MC562 skickar inte skanningar via e-post: konfigurera SMTP för Gmail och Microsoft 365

Om OKI MC332, MC362 eller MC562 skannar dokumentet men inte skickar det via e-post behöver skannerdrivrutinen på datorn vanligtvis inte installeras om. När funktionen Scan to E-mail används ansluter multifunktionsenheten självständigt till SMTP-servern och överför ett e-postmeddelande med filen. Datorn, TWAIN/WIA-drivrutinen och verktyget ActKey deltar inte i den här processen.

För att återställa e-postsändningen måste du fastställa i vilket steg felet uppstår: multifunktionsenheten hittar inte e-postservern, kan inte upprätta en säker anslutning, får avslag vid inloggning eller överför meddelandet korrekt men e-postsystemet blockerar det därefter. Nedan finns en fullständig konfigurering från början samt separata lösningar för meddelandena Please check SMTP settings, SMTP Login failed, SMTP Authentication unsupported och Please check DNS settings. Meddelandetexten kan skilja sig något beroende på kontrollpanelens språk och firmwareversion.

Vilka modeller instruktionen gäller för

Konfigureringsstegen gäller följande multifunktionsenheter:

• OKI MC332dn;
• OKI MC342dn och MC342dw;
• OKI MC352dn;
• OKI MC362dn och MC362w;
• OKI MC562dn, MC562w och MC562dw;
• OKI ES3452 MFP;
• OKI ES5462 MFP och ES5462dw MFP;
• OKI MPS2731mc.

Namnen på vissa menyalternativ kan skilja sig, men alla angivna modeller har inställningar för SMTP-serveradress, port, lägena SMTPS och STARTTLS, avsändaradress, autentiseringsmetod, användarnamn och lösenord.

Fastställ orsaken utifrån meddelandet eller symptomet

Vad du behöver förbereda före konfigureringen

Börja inte med att prova slumpmässiga portar och krypteringsmetoder. Förbered först följande uppgifter:

• multifunktionsenhetens IP-adress i det lokala nätverket;
• multifunktionsenhetens administratörslösenord;
• det exakta namnet på SMTP-servern;
• SMTP-porten;
• krypteringsläge: SMTPS, STARTTLS eller None;
• autentiseringsmetod: SMTP eller None;
• fullständigt användarnamn, vanligtvis samma som e-postadressen;
• kontolösenordet eller ett separat applösenord;
• avsändaradressen som servern tillåter.

Om e-postsystemet tillhör en organisation bör inställningarna hämtas från organisationens administratör. Inställningarna kan inte fastställas enbart utifrån slutet på e-postadressen: organisationen kan använda ett eget SMTP-relay även om postlådorna finns i Google Workspace eller Microsoft 365.

Steg 1. Kontrollera multifunktionsenhetens nätverksinställningar

SMTP fungerar inte om enheten är ansluten till det lokala nätverket men saknar en gateway för internetåtkomst eller en DNS-server för att hitta e-postservern.

1. Ta reda på multifunktionsenhetens IP-adress på kontrollpanelen eller i den utskrivna nätverkskonfigurationsrapporten.
2. Öppna en webbläsare på en dator som är ansluten till samma nätverk.
3. Ange enhetens IP-adress, till exempel:

http://192.168.1.40

4. Om OKI-sidan öppnas kan datorn nå multifunktionsenheten i det lokala nätverket. Om sidan inte öppnas måste du först återställa enhetens nätverksanslutning.
5. Tryck på knappen SETTING på kontrollpanelen.
6. Öppna Easy Setup > Network Setting.
7. Kontrollera IP-adress, nätmask, standardgateway och DNS-server.
8. Om adresserna tilldelas automatiskt av routern används vanligtvis routerns adress som både gateway och DNS-server. Ange inte godtyckliga värden om du inte känner till nätverksinställningarna.
9. Kontrollera multifunktionsenhetens datum, tid och tidszon. En kraftigt felaktig tid kan störa certifikatkontrollen vid en säker anslutning.

Om SMTP-servern anges med ett namn, till exempel smtp.gmail.com, krävs fungerande DNS. För Microsoft 365 bör du också använda namnet smtp.office365.com och inte en IP-adress som hittats på internet: tjänstens adresser kan ändras och certifikatet utfärdas för servernamnet.

Ytterligare kontroll från datorn

Följande kommandon visar om servern är tillgänglig från ditt nätverk. De kontrollerar inte lösenordet som är sparat i multifunktionsenheten och bevisar inte att enhetens TLS är kompatibelt med servern.

1. Tryck på Win + R, skriv powershell och tryck på Enter.
2. Kontrollera DNS med:

nslookup smtp.gmail.com

3. Kontrollera port 587 med:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Om nslookup inte returnerar någon adress kontrollerar du DNS-inställningarna på routern och hos internetleverantören.
• Om TcpTestSucceeded : False visas kan porten blockeras av routern, organisationens brandvägg eller internetleverantören.
• Om båda kontrollerna lyckas går du vidare till SMTP-inställningarna i multifunktionsenheten.

Steg 2. Öppna e-postinställningarna

Inställningarna kan anges från kontrollpanelen, men långa adresser och lösenord är enklare att skriva via multifunktionsenhetens inbyggda webbsida.

Konfigurering via webbläsaren

1. Öppna http://IP-adress-MFP i webbläsaren.
2. Logga in som administratör.
3. För fabriksinställningen på den här serien är administratörsnamnet för webbgränssnittet root och lösenordet aaaaaa. Om lösenordet tidigare har ändrats använder du det aktuella lösenordet.
4. Öppna Admin Setup > Network > E-mail > Send Settings.
5. Öppna de detaljerade SMTP-protokollinställningarna.
6. Ange server, port, kryptering, autentiseringsmetod, användarnamn, lösenord och avsändaradress.
7. Klicka på Submit och vänta tills enhetens nätverksdel har startats om.

Konfigurering från kontrollpanelen

1. Tryck på knappen SETTING.
2. Välj Easy Setup och tryck på OK.
3. Ange administratörslösenordet och bekräfta.
4. Öppna E-mail Setting.
5. Ange SMTP-serverns adress.
6. Ange enhetens e-postadress i avsändarfältet.
7. För vanlig Scan to E-mail väljer du Disable i fältet Receive Setting. Mottagning av e-post via POP3 behövs vanligtvis inte för att skicka skanningar.
8. Om servern kräver användarnamn och lösenord väljer du SMTP i fältet Authentication Method.
9. Ange SMTP User ID och SMTP Password.
10. Spara inställningarna.
11. Öppna därefter SETTING > Admin Setup > Network Menu > Mail Server Setup.
12. Kontrollera SMTP Port och SMTP Encryption.

Lämna fälten POP3 Server, POP User ID och POP Password tomma om e-postadministratören inte särskilt har lämnat uppgifter för POP before SMTP. Den här autentiseringsmetoden är föråldrad och behövs inte för Gmail eller Microsoft 365.

Steg 3. Blanda inte ihop port och kryptering

Den här tabellen ersätter inte inställningarna från din leverantör. Om administratören har angett en annan port använder du den kombination som har lämnats till dig. Välj inte None för ett lösenordsskyddat konto via internet om servern stöder en säker anslutning.

Steg 4. Konfigurera sändning via Gmail

Ett vanligt lösenord för Google-kontot accepteras ofta inte av en äldre multifunktionsenhet. För direkt sändning via Gmail krävs vanligtvis att tvåstegsverifiering aktiveras och att ett separat applösenord skapas.

Skapa ett Google-applösenord

1. Logga in på det Google-konto som endast ska användas för att skicka skanningar.
2. Öppna Hantera ditt Google-konto > Säkerhet.
3. Aktivera Tvåstegsverifiering om den inte redan är aktiverad.
4. Öppna avsnittet Applösenord.
5. Skapa ett lösenord med ett tydligt namn, till exempel OKI scanner.
6. Kopiera det skapade 16-siffriga lösenordet. Det här värdet visas endast en gång.
7. Ange det i multifunktionsenhetens fält SMTP Password i stället för det vanliga kontolösenordet. Om lösenordet visas i grupper med mellanslag anger du de 16 tecknen utan mellanslag.

Om avsnittet för applösenord saknas kan orsaken vara ett hanterat organisationskonto, Advanced Protection eller en policy för tvåstegsverifiering. Stäng inte av kontoskyddet. Kontrollera villkoren på sidan Logga in med applösenord. För Google Workspace bör du i sådana fall konfigurera SMTP Relay eller använda en annan SMTP-tjänst som administratören har godkänt.

Inställningar för smtp.gmail.com

Konfigurera först ett alternativ helt och hållet. Om port 465 med SMTPS inte fungerar ändrar du samtidigt porten till 587 och krypteringen till STARTTLS. Behåll inte porten från det första alternativet tillsammans med krypteringen från det andra.

Google Workspace SMTP Relay

För en organisation är ett separat relay som accepterar e-post från en tillåten extern IP-adress att föredra. Administratören konfigurerar först tjänsten i Google Admin och anger därefter de tilldelade inställningarna i multifunktionsenheten.

• server: smtp-relay.gmail.com;
• tillgängliga portar: 25, 465 eller 587;
• kryptering och autentisering: enligt den skapade relay-regeln;
• avsändaradress: en adress eller domän som tillåts av regeln.

Ändra inte Authentication Method till None förrän administratören har bekräftat att relay-tjänsten identifierar organisationen via en statisk extern IP-adress. Googles stegvisa alternativ för skrivare och skannrar finns på sidan Skicka e-post från en skrivare, skanner eller app.

Steg 5. Konfigurera sändning via Microsoft 365

Microsoft 365 har flera olika metoder. Bestäm först om multifunktionsenheten ska logga in på en separat postlåda eller skicka e-post via organisationens relay. Dessa alternativ får inte kombineras.

Alternativ 1. Client SMTP submission via smtp.office365.com

På Microsoft 365-sidan måste Authenticated SMTP vara tillåtet för den valda postlådan. Administratören kan kontrollera detta på följande sätt:

1. Öppna Microsoft 365 admin center.
2. Gå till Users > Active users.
3. Välj det konto som används av multifunktionsenheten.
4. Öppna fliken Mail.
5. Öppna Manage email apps.
6. Kontrollera statusen för Authenticated SMTP.

Om Security Defaults är aktiverat i organisationen eller SMTP AUTH förbjuds av en policy kanske det inte räcker att aktivera en enda inställning för användaren. Stäng inte av organisationens övergripande säkerhet för en äldre multifunktionsenhet. Byt till SMTP Relay eller en annan godkänd metod för att skicka e-post.

Alternativ 2. Microsoft 365 SMTP Relay

Det här alternativet kräver en Microsoft 365-administratör och en statisk extern IP-adress för organisationen eller ett lämpligt certifikat. Den allmänna konfigurationen ser ut så här:

1. Administratören fastställer domänens MX-adress, till exempel example-com.mail.protection.outlook.com.
2. I Exchange admin center skapas en inkommande anslutning från organisationens e-postserver till Microsoft 365.
3. I anslutningen anges den statiska externa IP-adress som e-postmeddelandena kommer från.
4. I multifunktionsenheten anges domänens MX-adress och port 25.
5. Authentication Method ställs in på None om anslutningen identifierar avsändaren via IP-adressen.
6. I fältet From anges en adress från organisationens accepterade domän.
7. Administratören kontrollerar SPF och möjligheten att skicka till interna och externa mottagare.

Port 25 måste vara tillåten av nätverkets utgående regler och internetleverantören. Öppna inte åtkomst till multifunktionsenheten från internet och skapa inte ett offentligt SMTP-relay. En detaljerad jämförelse av Client SMTP submission, SMTP Relay och Direct Send finns i instruktionen Microsoft 365: konfigurera en multifunktionsenhet för att skicka e-post.

Alternativ 3. Direct Send endast till interna mottagare

Direct Send ansluter till organisationens MX-adress via port 25 utan användarnamn och lösenord. Det passar om skanningarna endast ska skickas till mottagare inom Microsoft 365. E-post till externa mottagare vidarebefordras inte med den här metoden.

Om sändning till organisationens medarbetare fungerar men inte till Gmail, Outlook.com eller någon annan extern adress kan detta vara en normal begränsning i Direct Send och inte ett fel på multifunktionsenheten.

Steg 6. Gör ett minimalt test från kontrollpanelen

Det första testet bör skapa en liten fil. På så sätt döljer inte en begränsning av bilagans storlek ett SMTP-fel.

1. Placera ett ark med textsidan uppåt i den automatiska dokumentmataren eller med textsidan nedåt på dokumentglaset.
2. Tryck på knappen SCAN.
3. Välj E-mail och tryck på OK.
4. Öppna Add Destination > To > Direct Input.
5. Ange mottagarens adress och bekräfta den.
6. Öppna Scan Settings.
7. Välj formatet PDF.
8. Ställ in upplösningen på 200 dpi eller 300 dpi.
9. Använd monokrom skanning eller gråskala för det första testet.
10. Tryck på MONO. När det första testet har lyckats kan du kontrollera färgsändning genom att upprepa åtgärden med knappen COLOR.
11. Vänta på meddelandet om att åtgärden är klar eller anteckna den exakta feltexten.

Efter att du ändrat inställningar bör du endast testa ett konto och en mottagare åt gången. Om server, port, lösenord och avsändaradress ändras samtidigt blir det svårare att hitta orsaken.

Felet Please check SMTP settings

Meddelandet betyder att multifunktionsenheten inte kunde upprätta den nödvändiga anslutningen till SMTP-servern. Gör kontrollerna i följande ordning:

1. Jämför servernamnet med e-postleverantörens dokumentation. Ta bort eventuella mellanslag i början och slutet av fältet.
2. Kontrollera standardgateway och DNS i multifunktionsenhetens nätverksinställningar.
3. Kontrollera kombinationen av port och kryptering: 465 med SMTPS eller 587 med STARTTLS, om det är vad leverantören har angett.
4. Om port 25 används kontrollerar du om internetleverantören blockerar den.
5. Skapa tillfälligt ett minimalt test med en enda sida för att utesluta att filen är för stor.
6. Starta om multifunktionsenheten efter att nätverksinställningarna har sparats och försök skicka igen.

Ange inte Gmail- eller Microsoft 365-serverns IP-adress i stället för servernamnet. Om namnet inte kan matchas ska DNS korrigeras. Användning av en godtycklig IP-adress kan orsaka ett nytt fel när tjänstens adress ändras eller när certifikatet kontrolleras.

Felet Please check DNS settings

1. Öppna SETTING > Easy Setup > Network Setting.
2. Kontrollera DNS Server (Primary).
3. Om nätverket använder DHCP jämför du multifunktionsenhetens DNS-inställning med inställningarna på en dator i samma nätverk.
4. Kontrollera att standardgatewayen finns i samma subnät som multifunktionsenhetens IP-adress.
5. Kontrollera att SMTP-serverns namn har angetts utan https://, snedstreck och portnummer.

Ett korrekt värde i fältet SMTP Server ser ut som smtp.gmail.com, inte https://smtp.gmail.com:587/. Porten anges i ett separat fält.

Felet SMTP Login failed

I det här fallet är servern tillgänglig men har avvisat inloggningsuppgifterna eller avsändaradressen.

1. Ange hela e-postadressen i SMTP User ID, inklusive delen efter tecknet @.
2. Ta bort det sparade lösenordet och skriv in det igen. Kontrollera stora och små bokstäver samt eventuella oavsiktliga mellanslag.
3. För Gmail använder du ett applösenord och inte det vanliga kontolösenordet.
4. För Microsoft 365 kontrollerar du om Authenticated SMTP är tillåtet för den valda postlådan.
5. Ange samma adress i fältet From som används för inloggningen.
6. Om From-adressen måste vara en annan måste Microsoft 365-administratören ge kontot behörigheten Send As, medan Google Workspace måste tillåta adressen genom en sändningsregel.
7. Kontrollera att postlådan inte är blockerad och att lösenordet inte nyligen har ändrats.

Felet kan uppstå efter att multifaktorskydd har aktiverats även om det vanliga lösenordet är oförändrat. Det är en ändring av inloggningsreglerna och inte ett fel på skannern.

Felet SMTP Authentication unsupported

Meddelandet betyder vanligtvis att autentiseringsmetoden som valts i multifunktionsenheten inte motsvarar serverns krav.

• För smtp.gmail.com och smtp.office365.com väljer du SMTP och inte POP.
• För ett relay som identifierar organisationen via en statisk IP-adress kan None krävas.
• Välj inte POP before SMTP om leverantören inte särskilt har lämnat en POP3-server och bekräftat att denna föråldrade metod ska användas.
• Om servern endast accepterar OAuth medan multifunktionsenheten endast erbjuder användarnamn och lösenord är direktanslutningen inkompatibel. Använd SMTP-relay.

E-postmeddelandet har skickats men finns inte i inkorgen

1. Kontrollera mapparna ”Skräppost” och ”Oönskad e-post”.
2. Om Microsoft 365 används ber du administratören kontrollera karantänen och Message Trace.
3. Om Google Workspace används kontrollerar du Email Log Search.
4. Jämför From-adressen med den tillåtna avsändaradressen.
5. Skicka först ett test till en adress inom samma domän och därefter till en extern adress.
6. Om den interna adressen tar emot meddelandet men den externa inte gör det kontrollerar du begränsningarna för Direct Send eller restricted SMTP server.
7. Vid sändning via relay kontrollerar du SPF och andra domänregler.

Ett meddelande om lyckad överföring på kontrollpanelen bekräftar endast att SMTP-servern har tagit emot meddelandet. Servern kan fortfarande placera meddelandet i karantän, avvisa det vid vidare leverans eller tillämpa begränsningar för externa mottagare.

En liten skanning skickas men inte en stor fil

1. Ställ in upplösningen på 200 eller 300 dpi i stället för 600 dpi.
2. För textdokument väljer du monokromt läge eller gråskala.
3. Använd PDF och en högre komprimeringsgrad.
4. Dela upp ett stort dokument i flera e-postmeddelanden.
5. Kontrollera storleksbegränsningen för meddelanden på både den sändande och mottagande servern.
6. Om dokument regelbundet är stora konfigurerar du Scan to Shared Folder och skickar en länk eller en redan reducerad fil via e-post.

Storleken på originalsidorna är inte samma sak som storleken på det färdiga e-postmeddelandet: färgskanning med hög upplösning skapar en stor fil, och kodningen av e-postbilagan ökar dessutom meddelandets storlek.

Sändningen fungerar bara ibland

Periodiska fel är svårare att skilja från felaktiga inställningar. Kontrollera följande möjliga orsaker:

1. Kontrollera att multifunktionsenheten har en stabil nätverksanslutning. Använd om möjligt Ethernet i stället för svagt Wi-Fi.
2. Kontrollera om gateway och DNS ändras efter att routern har startats om.
3. Kontrollera att enhetens datum och tid är korrekta.
4. Upprepa testet med en enda sida för att utesluta begränsningar i storlek och överföringstid.
5. Kontrollera att applösenordet inte har återkallats och att kontot inte blockeras av en säkerhetspolicy.
6. Kontrollera e-postsystemets logg: servern kan begränsa sändningsfrekvensen eller tillfälligt avvisa meddelanden.
7. Jämför multifunktionsenhetens firmwareversion med den version som finns tillgänglig för den exakta modellen.

Om korrekta inställningar inte hjälper: kontrollera TLS och firmware

Microsoft 365 kräver TLS 1.2 eller senare för Client SMTP submission. I handböckerna för den aktuella serien anges SMTPS och STARTTLS, men någon specifik TLS-version för SMTP anges inte. Att alternativet STARTTLS finns innebär därför inte automatiskt kompatibilitet med en modern server.

1. Anteckna den aktuella firmwareversionen i enhetsinformationen.
2. Öppna supportsidan för exakt din OKI-modell.
3. Jämför den installerade versionen med den tillgängliga versionen.
4. Om firmware är föråldrad uppdaterar du den med stabil strömförsörjning och nätverksanslutning.
5. Efter uppdateringen kontrollerar du server, port och kryptering igen och gör en minimal testsändning.
6. Om servern fortfarande avvisar den säkra anslutningen ska du inte stänga av TLS. Använd ett kompatibelt SMTP-relay mellan multifunktionsenheten och e-postsystemet.

Om e-postservern inte längre stöder multifunktionsenhetens funktioner

Om servern kräver OAuth medan multifunktionsenheten endast stöder SMTP-autentisering med användarnamn och lösenord löser det inte problemet att ange inloggningsuppgifterna igen. Följande säkra alternativ är möjliga:

• konfigurera Google Workspace SMTP Relay;
• konfigurera Microsoft 365 SMTP Relay via en connector och en statisk extern IP-adress;
• använd ett säkert lokalt SMTP-relay som endast accepterar e-post från multifunktionsenhetens IP-adress och vidarebefordrar den till en modern tjänst;
• använd en separat SMTP-leverantör som stöder äldre enheter via en säker anslutning;
• spara dokument via Scan to Shared Folder och skicka dem därefter från datorn.

Relay-tjänsten får inte acceptera e-post från vilka enheter som helst på internet. Begränsa anslutningen med multifunktionsenhetens lokala IP-adress, brandväggsregler och tillåtna avsändaradresser.

Senast uppdaterad augusti 8, 2026 av admin